Evento corporativo na Europa: os erros que se repetem

Empresa brasileira fazendo evento na Europa costuma acertar a estratégia e tropeçar na execução. O conteúdo está pronto, os convidados são os certos, e mesmo assim o encontro custa mais do que devia e rende menos do que podia.

Os motivos se repetem tanto que dá para listá-los.

Tratar a Europa como um país só

Portugal, Itália, Espanha, França, Suíça e Reino Unido têm regras, prazos, preços e culturas de trabalho diferentes. O que vale em Lisboa não vale em Zurique. Fornecedor, horário de jantar, expectativa de formalidade e até o tempo de resposta a um e-mail mudam de país para país.

Escolher a cidade pela conveniência do voo

A cidade deveria ser escolhida por onde estão as pessoas que você quer na sala. Milão para negócio, moda e design. Roma para institucional. Madri e Barcelona para expansão comercial. Paris para marca e imprensa. Lisboa quando boa parte do público é lusófono ou quando a operação europeia já está lá.

Subestimar o calendário local

Agosto na Europa mediterrânea é férias. Feriados locais esvaziam cidades inteiras. Semanas de feira lotam a hotelaria e multiplicam o preço do quarto. Marcar um encontro corporativo na semana errada custa caro e ainda reduz o comparecimento.

Contratar dez fornecedores a partir do Brasil

Espaço, catering, som, tradução simultânea, transporte, hostess, gráfica e imagem, cada um com contrato, fatura e fuso próprio. Quando a coordenação acontece por WhatsApp de outro continente, o risco não é o preço: é o dia. Uma estrutura com um contato local responsável pelos contratos resolve mais do que qualquer planilha.

Esquecer que a nota fiscal também viaja

Fatura europeia, imposto local, retenção, forma de pagamento aceita e documentação que a contabilidade brasileira consegue processar são parte do projeto. Descobrir isso depois do evento gera um problema que dura meses.

Deixar a chegada por conta de cada um

Executivo que desembarca cansado, pega o aplicativo errado e chega atrasado começa o evento no vermelho. Aeroporto, motorista, hotel e horário são baratos de organizar e caros de improvisar. Para a diretoria, vale tratar a chegada como parte do encontro.

Traduzir tarde

Intérprete contratado na última hora não conhece o vocabulário da empresa. Material traduzido às pressas chega com erro. Quando o encontro tem público local, a tradução é conteúdo, não logística.

Confundir jantar com evento

Muita empresa brasileira leva para a Europa um formato grande quando o resultado viria de uma mesa pequena. Doze pessoas certas em um jantar bem escolhido costumam gerar mais negócio do que cem pessoas em um coquetel. O formato deve vir depois do objetivo, nunca antes.

Deixar a imagem para depois

Foto e vídeo produzidos junto com o evento viram campanha, release e conteúdo para o ano inteiro. Contratados em cima da hora, viram registro. É o mesmo custo em momentos diferentes, com valor completamente distinto.

Esperar que o europeu se comporte como o convidado brasileiro

Horário anunciado é horário real na maior parte da Europa. Convidado chega no início e vai embora quando o programa termina, não quando a festa esquenta. Jantar de negócios começa mais cedo e dura menos do que no Brasil, e agenda enviada com antecedência é lida como respeito, não como rigidez. Um roteiro que assume atraso simplesmente perde a primeira hora.

Medir o evento pelo tamanho da sala

Sala cheia é vaidade. O que interessa é quantas conversas de negócio começaram ali e quantas continuaram na semana seguinte. Isso se planeja antes: quem precisa conhecer quem, quem senta ao lado de quem, quem faz a apresentação e quem faz o acompanhamento depois. Sem essa parte, o evento vira uma boa lembrança sem consequência comercial.

Começar tarde

De quatro a oito semanas é o normal para um evento corporativo bem feito na Europa. Em datas de feira e alta temporada, mais. O prazo é a única variável que não se compra depois.

Se a sua empresa está planejando um encontro na Europa, a página de eventos para empresas brasileiras na Europa detalha formatos, prazos e como tratamos contratos e fornecedores locais. Para o caso específico de marca e moda, vale ler marca brasileira em Milão.